Die Registrierkassenpflicht in Österreich – Ein Leitfaden für Unternehmer
Seit 2016 ist die Registrierkassenpflicht in Österreich ein zentrales Thema für Unternehmer, die mit Bargeld arbeiten. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Transparenz von Bargeldtransaktionen zu erhöhen und Steuerbetrug zu verhindern. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, technischen Anforderungen und wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Registrierkasse?
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem, das zur Feststellung und Erfassung von einzelnen Bartransaktionen verwendet wird, wird allgemein als Registrierkasse bezeichnet. Dies umfasst nicht nur die herkömmlichen Registrierkassen, sondern auch eine Vielzahl alternativer Systeme.
Dazu gehören serverbasierte Aufzeichnungssysteme, mit Kassenfunktionen ausgestattete Waagen sowie Taxameter.
Wichtig dabei ist, dass solche Registrierkassen nicht zwangsläufig eine direkte Internetverbindung zur Finanzverwaltung unterhalten müssen.
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Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Die Pflicht zur Verwendung einer Registrierkasse betrifft Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über EUR 15.000, sofern davon mehr als EUR 7.500 durch Barumsätze erzielt werden. Diese Regelung gilt für Gewerbe, selbstständige Tätigkeiten sowie Land- und Forstwirtschaft. Wenn diese Grenzen überschritten werden, beginnt die Pflicht mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer.
Belegerteilung – Eine Pflicht für alle
Neben der Registrierkassenpflicht müssen österreichische Unternehmen bei Barzahlungen stets einen Beleg erstellen und diesen dem Kunden aushändigen. Dieser Beleg muss vom Kunden für Kontrollzwecke durch die Finanzverwaltung bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitgenommen werden. Unternehmer sind zudem verpflichtet, eine Kopie des Belegs sieben Jahre lang aufzubewahren.
Tipp: Einen ausführlichen Artikel zur Erstellungspflicht des Registrierkassen-Jahresbelegs finden Sie hier.
Technische Anforderungen seit 1. April 2017
Um Manipulationen zu verhindern, müssen alle Registrierkassen seit dem 1. April 2017 über technische Sicherheitseinrichtungen verfügen. Diese umfassen ein Datenerfassungsprotokoll, einen Drucker oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Belegen, eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit, einen AES 256 Verschlüsselungsalgorithmus sowie eine Kassenidentifikationsnummer.
Online-Registrierung mittels Webservice auf FinanzOnline
Die Anmeldung einer Registrierkasse kann über FinanzOnline erfolgen, wobei einige Kassensysteme eine automatische Anmeldung unterstützen. Kleinunternehmer, die umsatzsteuerbefreit sind, sollten sich vorab bei der FinanzOnline-Hotline melden, um die erforderlichen Funktionen freizuschalten.
Als Alternative zur Anmeldung über diesen von FinanzOnline bereitgestellten Webservice ist für Unternehmer die
- keinen Internetzugang, kein Smartphone und
- keinen Steuerberater für die Anmeldung bevollmächtigt haben,
eine Anmeldung per Formular möglich.
Sonderregelungen und Ausnahmen zur Registrierkassenpflicht
Es gibt Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht, etwa für Umsätze im Freien bis zu EUR 30.000 jährlich, bestimmte Automaten (zB Tischfußball-, Musik- oder Dartautomaten), Online-Shop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden, sowie für spezielle Kantinen, Hütten und Buschenschenken.
Was passiert bei Nichtbefolgung der Registrierkassenpflicht?
Unternehmen, die die Registrierkassenpflicht ignorieren, riskieren Strafen von bis zu EUR 5.000. Zudem kann eine fehlende Registrierung zu Schätzungen der Umsätze – also der Besteuerungsgrundlage – durch die Finanzbehörde führen, was weitere finanzielle Nachteile mit sich bringen kann.
Fazit
Die Einhaltung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ist für viele Unternehmen in Österreich verpflichtend und trägt zu einem transparenteren Geschäftsumfeld bei. Durch die Beachtung dieser Regeln und die Nutzung der zur Verfügung gestellten Ressourcen und Hilfsmittel können Unternehmer sicherstellen, dass sie ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen und mögliche Strafen vermeiden.
FAQ
Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Feststellung und Erfassung von Bartransaktionen. Dies umfasst nicht nur traditionelle Kassen, sondern auch serverbasierte Systeme, mit Kassenfunktion ausgestattete Waagen und Taxameter.
Die CO2 Steuer wurde im Oktober 2022 eingeführt und sieht vor, dass für jede Tonne CO2, die durch die Verbrennung fossiler Brennstoffe entsteht, ein bestimmter Betrag zu zahlen ist. Dieser Betrag steigt schrittweise an, um einen kontinuierlichen Anreiz zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes zu bieten.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über EUR 15.000, von denen mehr als EUR 7.500 durch Barumsätze erzielt werden, sind verpflichtet, eine Registrierkasse zu nutzen.
- Förderung umweltfreundlicher Technologien: Durch die erhöhten Kosten für CO2-intensive Brennstoffe wird die Nachfrage nach umweltfreundlicheren Alternativen wie Elektroautos, erneuerbaren Energien und energieeffizienten Technologien gestärkt.
- Anreize zur Verhaltensänderung: Höhere Preise für fossile Brennstoffe können Verbraucher dazu veranlassen, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, Fahrgemeinschaften zu bilden oder Fahrräder und andere emissionsarme Transportmittel zu nutzen.
- Reduzierung der Gesamtemissionen: Langfristig soll die CO2 Steuer dazu beitragen, die Gesamtemissionen von Treibhausgasen in Österreich zu senken, indem sie ein Bewusstsein für die ökologischen Kosten von CO2-Emissionen schafft und einen finanziellen Anreiz für deren Reduzierung bietet.
Insgesamt zielt die CO2 Steuer darauf ab, einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der nationalen und internationalen Klimaziele zu leisten, indem sie den Übergang zu einer umweltfreundlicheren und nachhaltigeren Wirtschaft fördert.
Unternehmen müssen bei jeder Barzahlung einen Beleg erstellen und diesen dem Kunden aushändigen. Der Kunde ist verpflichtet, den Beleg bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzuführen. Unternehmen müssen eine Kopie des Belegs sieben Jahre lang aufbewahren.
Seit dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen über bestimmte technische Sicherheitseinrichtungen verfügen, darunter ein Datenerfassungsprotokoll, ein Drucker oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Belegen, eine Signaturerstellungseinheit, der AES 256 Verschlüsselungsalgorithmus und eine Kassenidentifikationsnummer.
Berechnung des Klimabonus: Der Klimabonus wird auf Basis des Wohnortes berechnet. Die Höhe des Bonus variiert je nach Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und der allgemeinen Infrastruktur (Krankenhäuser, Schulen usw.) des Wohnortes. Der Bonus besteht aus einem Sockelbetrag, der je nach Kategorie des Wohnortes aufgestockt wird. Die Kategorien werden von Statistik Austria festgelegt.
Berechtigung: Anspruch auf den Klimabonus haben alle Personen mit Hauptwohnsitz in Österreich. Kinder und Jugendliche bis zum 18. Lebensjahr erhalten die Hälfte des jeweiligen regionalen Klimabonus. Menschen mit Behinderungen, die eine Mobilitätseinschränkung haben, bekommen unabhängig vom Wohnort und Alter den Maximalbetrag des regionalen Klimabonus.
Beispielbeträge: Für das Jahr 2023 liegt der Sockelbetrag des Klimabonus beispielsweise bei 110 Euro und kann, abhängig von der Wohnortkategorie, auf bis zu 220 Euro ansteigen.
Der Klimabonus ist somit eine direkte finanzielle Unterstützung, die dazu beiträgt, die zusätzlichen Kosten, die durch die CO2-Bepreisung entstehen, für die Bürgerinnen und Bürger abzumildern.
Die Anmeldung kann über FinanzOnline erfolgen, wobei einige Kassensysteme eine automatische Anmeldung unterstützen. Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, sollten sich bei der FinanzOnline-Hotline melden, um die erforderlichen Funktionen freizuschalten. Alternativ ist eine Anmeldung per Formular möglich, falls kein Internetzugang oder Smartphone vorhanden ist und kein Steuerberater bevollmächtigt wurde.
Ja, es gibt Ausnahmen, zB für Umsätze im Freien bis zu EUR 30.000 jährlich, bestimmte Automaten, Online-Shop-Umsätze, die nicht mit Bargeld erzielt werden, sowie spezielle Kantinen, Hütten und Buschenschenken.
Unternehmen, die sich nicht an die Registrierkassenpflicht halten, riskieren Strafen bis zu EUR 5.000. Zudem kann eine fehlende Registrierung zu Schätzungen der Umsätze durch die Finanzbehörde führen, was weitere finanzielle Nachteile nach sich ziehen kann.
