Die Finanzverwaltung erweitert die elektronische Zustellung ihrer Schriftstücke an Unternehmen massiv. Ab dem 1. September 2025 wird die Kommunikation ausschließlich über das FinanzOnline-System abgewickelt. Dieses System umfasst alle Unternehmen, die eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen müssen, einschließlich Kleinunternehmer, die auf ihre Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Nur umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmen, die nicht zur Umsatzsteuerabgabe verpflichtet sind, bleiben von dieser Umstellung ausgenommen.
Einführung der elektronischen Zustellung
Die Umstellung auf die elektronische Zustellung bedeutet, dass alle relevanten Schriftstücke direkt in FinanzOnline bereitgestellt werden. Ein Schriftstück gilt als rechtswirksam zugestellt, sobald es in FinanzOnline abrufbar ist. Der formale Beginn aller Fristen hängt daher ausschließlich von diesem Zustellungsdatum ab und nicht davon, wann das Dokument tatsächlich abgerufen wird.
E-Mail-Benachrichtigungen
Unternehmen können Benachrichtigungen über neue Dokumente per E-Mail erhalten, vorausgesetzt, sie haben eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert. Es wird empfohlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, die auch in Zeiten der Abwesenheit, beispielsweise bei Urlaub oder Krankheit, aufgerufen werden kann.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Vorhandene Zustellvollmachten gegenüber Steuerberatungskanzleien bleiben in voller Gültigkeit. Dennoch werden bestimmte Dokumente, beispielsweise Mahnungen, direkt in die FinanzOnline-Databox zugestellt, unabhängig von bestehenden Vollmachten.
Handlungsempfehlungen
Es ist ratsam, dass Unternehmen regelmäßig in FinanzOnline einloggen, um keine Zustellungen zu verpassen. Die hinterlegte E-Mail-Adresse sollte regelmäßig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Des Weiteren ist sicherzustellen, dass die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist. Um die Verwaltung zu erleichtern, sollten alle relevanten Dokumente zusätzlich außerhalb von FinanzOnline archiviert werden. Ebenso wird empfohlen, Prozesse zur internen Weiterleitung von Nachrichten bei Abwesenheiten zu etablieren.
Unternehmensserviceportal (USP)
Für Unternehmen, die mit dem Unternehmensserviceportal (USP) verknüpft sind, erfolgt die Verständigung über den USP-Postkorb. Hierbei besteht die Möglichkeit, mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen zu hinterlegen, was die Flexibilität und Erreichbarkeit erhöht.
Mit der schrittweisen Einführung dieser Regelung wird die elektronische Kommunikation zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen zentralisiert und modernisiert, was sowohl Chancen als auch Herausforderungen für die Unternehmen mit sich bringt.
