Die Einführung der Empfängerprüfung durch EU-Banken markiert einen bedeutenden Fortschritt im Zahlungsverkehr. Ab dem 9. Oktober 2025 werden alle EU-Banken den International Bank Account Number (IBAN) mit dem Namen des Überweisungsempfängers abgleichen. Dieses Verfahren, bekannt als Empfängerprüfung oder "Verification of Payee" (VOP), soll die Sicherheit im Zahlungsverkehr erhöhen und Zahlungsfehler minimieren.
Wichtige Punkte zur Vermeidung von Zahlungsfehlern
Korrekte Angaben auf Rechnungen
Um Probleme bei der Verifizierung zu vermeiden, ist es essenziell, dass alle Angaben auf Rechnungen korrekt und vollständig sind. Der vollständige Unternehmensname sowie die Anschrift müssen umsatzsteuerlich einwandfrei auf der Rechnung erscheinen. Darüber hinaus sollten die Zahlungsdaten in einem separaten Block hervorgehoben werden. Der IBAN und die Kontobezeichnung müssen exakt übereinstimmen, da andernfalls ein rotes „No-Match-Ergebnis“ erscheinen könnte. Ein Beispiel für ein solches Problem wäre die Angabe von „Hotel zur Post“ auf der Rechnung anstelle der korrekten Bezeichnung „Müller und Meier OG“.
Richtigkeit der QR-Codes
Bei der Verwendung von QR-Codes für Zahlungsinformationen ist besondere Sorgfalt geboten. Es wird empfohlen, die übermittelten Daten durch Testüberweisungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Zudem sollten Fakturierungsprogramme regelmäßig auf ihre Genauigkeit hin überprüft werden.
Zahlungen an Factorkonto
Wenn Überweisungen direkt auf ein Factorkonto erfolgen sollen, muss die Factorbank als Zahlungsempfänger auf der Rechnung korrekt benannt werden. Dies stellt sicher, dass die Zahlungen ordnungsgemäß zugeordnet werden können.
Kontowortlaut-Problem
Lange Firmennamen können zu komplexen und schwierigen Kontonamen führen, was die Verifizierung erschweren kann. In solchen Fällen ist es ratsam, bei der Bank die Möglichkeit zu erfragen, einen einfacheren „Alias“-Namen als Kontobezeichnung zu verwenden.
Fazit
Die sorgfältige Überprüfung der Zahlungsempfängerangaben ist unerlässlich, um einen reibungslosen Zahlungseingang zu gewährleisten. Es ist ratsam, sich mit den praktischen Aspekten dieser neuen Verifizierungsmethode auseinanderzusetzen und auf Feedback über die Umsetzung einzugehen. Die Anpassung an diese neue Regelung stellt sicher, dass Zahlungsprozesse weiterhin effizient und fehlerfrei verlaufen.
